Апостилирование – это форма международного свидетельства документов, предусмотренная Гаагской конвенцией 1961 года, применяется для подтверждения подлинности документов, предназначенных для использования за рубежом, и обеспечивает им соответствующую юридическую силу в других странах. Апостилирование не удостоверяет содержание документа, а лишь подтверждает подлинность первого лица, выдавшего документ, а также его право на такую выдачу.

8 марта 2023 года Китай присоединился к «Гаагской Конвенции, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов» (далее – «Конвенция»). 7 ноября «Конвенция» вступила в силу на территории Китая. С этой даты Китай выдает апостиль, документы с апостилем могут свободно использоваться в странах-участницах «Конвенции» без прохождения консульской легализации.

В отношениях Китая со странами, не являющимися странами-участницами «Конвенции», продолжает применяться прежний порядок консульской легализации.

https://www.hcch.net/en/instruments/conventions/full-text/?cid=41

Апостиль – это сертификат установленного образца, применяемый между странами–участницами «Конвенции», который заменяет традиционную консульскую легализацию. Документ, снабженный апостилем, может свободно использоваться на территории стран-участниц «Конвенции» без прохождения дополнительных процедур легализации. Форма апостиля строго регламентирована «Конвенцией» и обычно включает 10 реквизитов:

1.Наименование государства, выдавшего апостиль;

2. Фамилия лица, подписавшего удостоверяемый апостилем документ;

3. Должность лица, подписавшего удостоверяемый апостилем документ;

4. Наименование учреждения, печатью/штампом которого скреплен документ, удостоверяемый апостилем;

5. Название города, в котором проставлен апостиль;

6. Дата проставления апостиля;

7. Название органа, проставившего апостиль;

8. Номер апостиля;

9. Печать/штамп учреждения, проставившего апостиль;

10. Подпись должностного лица, проставившего апостиль.

Кроме того, для удобства использования официальных документов за рубежом апостиль, как правило, оформляется на двух или трех языках – английском, французском и национальном, что повышает его признание.

http://hcch.e-vision.nl/index_en.php?act=conventions.status&cid=41

Коммерческие документы, подлежащие апостилированию, включают регистрационные свидетельства, документы о правосубъектности юридического лица, соглашения, договоры, доверенности, декларации, справки, поручения, свидетельства на товарный знак, документы об активах, справки о кредитоспособности, сведения о директорах, сведения об акционерах, устав компании, протоколы собраний, документы о смене наименования компании, счета-фактуры, сертификаты происхождения, таможенные декларации, сертификаты на продукцию, описания продукции и другие документы компаний.

Выбор нотариуса:

Нотариус: может удостоверить подлинность документов; необходимо предоставить оригиналы документов и удостоверение личности (паспорт, водительские права и т. д.).

Нотариальное удостоверение у адвоката: в некоторых странах требуется, чтобы коммерческие документы были заверены лицензированным адвокатом.

Подача документов: предоставить нотариусу вышеупомянутые документы.

Проверка и нотариальное удостоверение: нотариус проверит подлинность документов и заверит их своей печатью.

Предоставление нотариально удостоверенных документов и копии паспорта лично или по почте в соответствующий орган: необходимо подать нотариально удостоверенные документы в орган, уполномоченный на проставление апостилирования.

Проверка и проставление апостилирования: данный орган проверяет документы и, если они соответствуют требованиям, проставляет апостилирование на документе.

Получение документа с апостилированием: после завершения процедуры можно получить документ с отметкой апостилирования.

Продолжительность всего процесса зависит от конкретных правил каждой страны. Как правило, от момента нотариального удостоверения до получения апостилирования требуется около 5–10 рабочих дней. В некоторых странах или в случае срочной необходимости может быть предоставлена услуга ускоренного оформления, однако, как правило, за это взимается дополнительная плата.